Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением.
Основные ошибки управления временем и способы их устранения
Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.
Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.
Ошибки в распределении времени делятся на три группы:
- технические;
- влияние внешних факторов;
- психологические препятствия.
Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.
Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.
Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.
Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:
|
Ошибки тайм-менеджмента |
Как исправить |
|
|
|
Отсутствие конкретного времени выполнения задач |
Когда вы составляете список того, что нужно сделать, сразу отвечайте на вопрос: когда вы это сделаете? И записывайте время в ежедневник. |
|
Неподходящее время для выполнения задачи |
Учитывайте ваши особенности, ваши циклы продуктивности, активности и наполненности энергией. На пики продуктивности стоит запланировать важные и трудные задачи. |
|
Ошибки в расчетах времени |
Реалистично оценивайте проблемные ситуации и время, которое требуется для их разрешения. Сокращайте время на выполнение задач, которые не ведут к достижению ваших целей. |
|
Ошибки в выборе задач |
Если есть человек, способный решить задачу лучше и быстрее, делегируйте ему ваши полномочия. |
|
Плохая организация рабочего пространства |
Наведите порядок на рабочем месте, на рабочем столе компьютера, в ежедневник, в системе хранения информации и т.д. |
|
Внешние факторы |
|
|
Огромный объем работы |
Пересмотрите перечень работ, удалите ненужные в данный момент задачи, делегируйте все, что возможно, другим людям. |
|
Проблемы со здоровьем |
Проконсультируйтесь с врачом. Возможно, вам нужно отдохнуть, на некоторое время сменить ритм жизни. В случае болезни не стоит откладывать лечение. |
|
Полоса перемен в жизни |
Вам стоит пересмотреть цели, сроки достижения, учитывая происходящие изменения. Вносите коррективы до тех пор, пока ситуация не стабилизируется. |
|
Обстановка с высоким уровнем помех |
Вам необходимо предусмотреть резерв времени для того, чтобы успевать реагировать на непредвиденные обстоятельства. |
|
Неорганизованные партнеры |
Четко определите общие цели. Помогите партнеру разобраться в основах планирования времени. Постарайтесь найти компромисс. |
|
Психологические препятствия |
|
|
Неумение правильно ставить цели |
Изучите техники постановки целей и научитесь применять их на практике. |
|
Неправильная расстановка приоритетов |
Заполняйте матрицу Эйзенхауэра. Это поможет сделать важное и не тратить время на то, что не нужно. |
|
Страх вынужденного бездействия |
Выявите свои внутренние проблемы и конфликты. Это о них вы не хотите думать, когда выдается свободное время. Решите проблемы — изменятся ваши цели и приоритеты. |
|
Помощь другим в ущерб себе |
Научитесь говорить «нет», а также позволяйте другим людям оказывать помощь вам. |
|
Страх перед возможной неудачей |
Сформируйте правильное отношение к неудачам. Ведь это в первую очередь опыт, которые поможет вам двигаться по пути к цели. |
|
Боязнь успеха |
Часто связана с теми изменениями, которые успех может принести в вашу жизнь. Разрешите себе быть успешным. Окружите себя успешными людьми, чтобы почувствовать вкус успеха. |
Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней.
Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.
Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».
