У вас бывают дни, когда дел невпроворот? Кажется, что чем больше работы выполняешь, тем больше ее становится. А в конце выясняется, что где-то получился провальный результат. Такой аврал в техниках рационального использования времени назвали проблемой целеполагания. Для его предотвращения предлагается освоить составление матрицы Эйзенхауэра.
Основы матрицы Эйзенхауэра
Во второй половине 20 века вопросами рационального распределения времени и эффективностью его использования занялся талантливый политик, президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Его разработки стали базой для создания матрицы, которая носит его имя.
Матрица Эйзенхауэра — метод краткосрочного планирования, который основан на оценке задач по критериям важности и срочности. Для решения долгосрочных задач он не подходит, а вот для достижения ежедневных целей показал себя великолепно.
Матрица Эйзенхауэра позволяет:
- эффективно планировать выполнение дел и управлять временем, избегая прокрастинации;
- увеличить продуктивность деятельности и оптимизировать затраты ресурсов;
- избавиться от раздражения из-за цейтнота и, как следствие, от разочарования в работе.
Матрица Эйзенхауэра выступает как один из инструментов рационального управления временем, который позволяет провести расстановку приоритетов среди ежедневных задач. При постоянном применении обеспечивает человеку увеличение работоспособности и сохранение внутренней энергии. Такая схема легка и понятна в своем использовании.
Как составить матрицу дел Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра строится в системе координат «важное–срочное»: снизу вверх откладывается важность дел, слева направо — срочность. Она представляет собой квадрат, разделенный на 4 сектора. Ежедневно в них необходимо вносить свои планы. Основными критериями при вписывании дел в матрицу Эйзенхауэра является их значимость и сроки выполнения.
Насущность задачи определяется длительностью ее актуальности по времени. Если завтра решение этого вопроса уже будет неважным, то срочность — первостепенная. Значимость дел определяется исходя из того, насколько решение конкретной задачи имеет ценность для достижения конечной цели.
При распределении важных задач по матрице Эйзенхауэра необходимо ответить на следующие вопросы:
- Относится ли она к сфере моих ценностей?
- Последуют ли негативные последствия при невыполнении этой задачи?
- Насколько серьезные последствия будут при нарушении дедлайна?
Пример матрицы Эйзенхауэра и распределения по ней дел
|
|
срочно |
не срочно |
|
важно |
Сектор А:
Эти в первую очередь решаются:
Если ежедневно в этом пункте находится более 2 задач, то стоит пересмотреть самодисциплину. |
Сектор В:
Сюда заносятся задачи, нуждающиеся в личном участии, но отсроченные по времени. Этот квадрат влияет напрямую на успех в достижении цели. Задачи, которые сюда заносятся, являются фундаментом долгосрочного развития. Если удается важные дела фиксировать только в этом секторе матрицы Эйзенхауэра, при пустующем сегменте А, то вас ждет успех и наилучший результат. |
|
неважно |
Сектор С:
Такие задачи не относятся к достижению главной цели, но должны быть выполнены. Они имеют ограничение по времени и часто мешают сосредоточиться. Их можно делегировать, чтобы они не отвлекали от задач квадрата А. |
Сектор D:
Планы этого сектора забирают много времени, но не представляют никакой важности. Сюда относят, все что касается отдыха, просмотра социальных сетей, личного общения, досуга. Этот квадрат нельзя игнорировать. Нужно обязательно указывать дела, приносящие удовольствие и эмоциональную разгрузку. |
Цель составления матрицы Эйзенхауэра в том, что она позволяет определить точную очередность задач и расставить приоритеты в делах, оценив их важность в долгосрочной перспективе развития. Так получается наглядная картина того, что необходимо сделать прежде всего, а что можно отложить по времени или делегировать.
Как рационально расставлять задачи по матрице Эйзенхауэра:
- Составляйте перечень дел накануне вечером.
- Предусмотрите место в каждом секторе, чтобы в течение дня была возможность дополнить список.
- Начинать распределения дел нужно с переноса незавершенных задач.
- Сначала все задачи необходимо фиксировать на одном листе, а потом распределять по категориям матрицы Эйзенхауэра.
- Оптимально оставлять не более 8 пунктов в каждом секторе.
- Составляйте матрицы Эйзенхауэра отдельно для работы и личной жизни.
Назначение и внедрение матрицы Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра может помочь, если:
- чувствуете трудности с определением первоочередности задачи;
- необходимо научиться оптимально распределять время;
- чувствуете собственный потенциал в работе, но не знаете, как выявить точки роста;
- злоупотребляете откладыванием дел «на потом».
При внедрении матрицы метода Эйзенхауэра необходимо соблюдать правила:
- Не засоряйте день второстепенными делами.
- Следите за порядком на месте, где вы работаете, введите систему хранения документов.
- Задачи высокой влажности старайтесь решить до обеда, когда наблюдается высокая работоспособность.
- Избавляйтесь от излишнего фанатизма в делах.
Матрица Эйзенхауэра — это только один из примеров эффективных инструментов тайм-менеджмента, которые дают возможность освоить рациональное распределение дел в течение дня. Более подробно с методами разумного использования времени и основами целеполагания вы познакомитесь на программе обучения «Психологическое консультирование и коучинг».
