Что это такое? Делегирование — это полная или частичная передача текущих задач и полномочий от одного человека к другому (чаще от руководителя к подчиненному) для их решения с целью более эффективного использования времени и ресурсов. Принцип делегирования позволяет начальнику освободиться от рутинной работы и заняться стратегическим развитием бизнеса. Грамотное и своевременное делегирование позволяет гармонично расти сотрудникам и высвобождает ресурсы руководителя.
Что учесть? Делегировать, оказывается, умеют не все. Есть страх, что человек, получивший задачу, не справится, не уложится в сроки, допустит ошибки. Нужно доверять людям и помогать в процессе работы, а еще мотивировать, чтобы они старались. Делегированию можно научиться, начиная с передачи простых задач, постепенно усложняя их.
Суть делегирования задач
Делегирование задач — это передача части функций и обязанностей начальника своим сотрудникам. Используется для оптимизации работы и достижения определенных целей организации.
Например, менеджеру предстоит заседание с партнерами. Им нужно показать будущие результаты проекта. Чтобы отобразить короткий рассказ, руководитель продумывает содержание презентации, а оформление оставляет на усмотрение сотрудников. Персонал занимается разработкой, а он готовится к переговорам.
Однажды объем задач руководителя становится для него непосильным. Некоторые отказываются от дальнейшего роста и развития компании, а другие нанимают сотрудников и успешно им делегируют задачи и полномочия.
Тот менеджер, который все делает сам, тратит свое личное время на работу и стратегические задачи. Тем временем его бизнес лишается возможной прибыли и не развивается. Он много работает и устает, но может и перегореть, потому что не видит результата от вложенных усилий.
Менеджер, который занимается тематической рекламой, направляет и ведет восемь рекламных кампаний в месяц — это верхний предел прибыли. Он может работать по выходным, но значительного увеличения оборота не получится, и когда-нибудь он выдохнется.
Если делегировать некоторые задачи подчиненным, то они учатся, а со временем смогут решать задачи сложнее. В освободившееся время руководитель работает над ростом бизнеса. Его компания развивается и становится прибыльной.
Менеджер может нанять двух новых сотрудников. Он предусмотрит время на их обучение, организует всего шесть рекламных кампаний в месяц, а новенькие могут провести по три рекламные компании. За месяц менеджер и его помощники могли бы организовать до 12 кампаний вместо восьми и заработать больше денег.
По мере роста навыков новичков это число будет увеличиваться, что позволит менеджеру распределить время на поиск потенциальных потребителей или введение дополнительного обслуживания. Допустим, они могут нанять маркетолога и дизайнера, чтобы предлагать клиентам разработку продуктов напрокат.
Польза от делегирования задач
Каковы преимущества делегирования:
- Высвобождается время. Например, у вас работает человек, отвечающий за такую стратегию, как направление развития продукта, цели команды, оптимизация процессов и увеличение прибыли. Однако если он будет часами собирать данные для отчетов или посещать совещания с коллегами, у него не хватит ресурсов на решение ключевых вопросов. Делегирование позволяет сосредоточиться на более полезной работе. Это также избавит от выгорания и состояния, отрицательно влияющего на здоровье.
- Раскрывает потенциал специалиста. Новая задача поможет раскрыть таланты, которые не использовались в повседневных заданиях. Например, выясняется, что человек — отличный оратор и может с легкостью защитить любую идею. Или он умеет структурировать информацию и создавать классные презентации.
- Мотивирует команду. Коллеги делят задачи, значит, они доверяют друг другу и хотят развиваться. Повышение ответственности — это еще и возможность карьерного роста. Люди чувствуют, что их ценят, и готовы принимать новые вызовы.
- Поддерживает рабочий процесс. Предположим, руководитель группы делал все в одиночку и ни с кем не делился своими знаниями. Затем он заболевает, и работа останавливается. Команда не знает, где лежат нужные файлы и что говорить клиенту. Если начальник распределяет некоторую работу между членами команды, они могут в любой момент поддержать его. Например, он быстро объяснит коллегам из соответствующего отдела, на какой стадии находится проект.
Этапы делегирования задач
Процедура передачи происходит по следующим этапам:
Определите задачу или функцию и подробно опишите в виде пошагового алгоритма действий по выполнению
Существуют разные уровни и виды делегирования полномочий и распределения задач:
- небольшие поручения, на которые не хватает времени, например заказ обедов или заполнение электронной таблицы Excel;
- задачи, за которые сотрудник несет прямую ответственность и одновременно развивается: к примеру, сбор информации о рынке или проведение приемов;
- узкопрофильные задачи, для ответов на которых у руководителя не хватает экспертных знаний: допустим, веб-анализ или SMM от лица компании;
- представительские действия: когда руководитель передает полномочия сотрудникам в свое отсутствие.
Выберите исполнителя
Как понять, что вы можете делегировать часть своих полномочий одному человеку:
- он уже справлялся с похожей задачей;
- он напрямую заинтересован в выполнении работы и в результате;
- оценивает свои силы: если знаете, что работа над заданием займет не менее месяца, не стоит давать его тому, кто говорит, что справится за одну неделю;
- задача сложна или утомительна, что с ней справится лишь этот человек (так как он наиболее скрупулезен, ответственен и аккуратен).
Если эти подсказки вызывают сомнения, то делегирование задач руководителем стоит отдать другим сотрудникам.
К примеру, вы управляете отделом внутреннего тестирования. Сначала вы делегировали работникам локальные задачи по аналитике и сбору отзывов от тех, кто прошел тренинги. Сейчас вы решили делегировать разработку всей концепции обучения. Это трудная задача, с ней не каждый справится. Однако ее можно раздробить на небольшие уровни, определить сроки и еженедельно обсуждать ход процесса. Привлеките к работе кого-то еще, если будет в этом нужда.
Передайте задачу
Если работник опытный и уже встречался с подобными задачами, он может объяснить их короче. Лучше, конечно, приготовить полное ТЗ со сроками, результатами. После объяснения попросите сотрудника детально повторить алгоритм выполнения, чтобы свериться с тем, на сколько полно и подробно ваш сотрудник принял от вас информацию. А потом проверьте, что все правильно сделано.
Проконтролируйте выполнение
Для этого можно проводить регулярные встречи по ходу процесса или только советоваться, если есть причина для дискуссии.
Для делегирования и управления задачами полезно применять такие средства, как CRM, Trello, Jira или Notion. Можно сразу узнать, кто насколько занят, кто не успевает или, наоборот, кто свободен и может продолжить. Маленькие команды могут легко распределять большие задания: подключать к одной задаче сразу несколько сотрудников или разбить на этапы и давать каждому отдельное задание.
Правила делегирования задач
Типы, сложность и объем задач, а также порядок их делегирования у всех разные. Однако есть несколько общих правил:
- распределяйте задачи так, чтобы у исполнителей было достаточно ресурсов для их выполнения;
- четко назначьте сроки и определите промежуточные и итоговые результаты;
- делегируйте полномочия, поднимая сложность и объем постепенно, чтобы работнику хватило опыта и компетенций;
- не перегружайте одного сотрудника за счет другого, даже если он делает в три раза больше работы;
- если работник не справляется, помогите ему, но не критикуйте и не отстраняйте от работы при первой неудаче;
- сложные и однообразные задания распределяйте между несколькими сотрудниками;
- обсуждайте задачи на всех этапах и выслушивайте подчиненных о проблемах, связанных с работой;
- запрашивайте у работников их мнение о том, как они видят выполнение данной работы и какие у них есть предложения и пожелания.
Задачи, которые не стоит делегировать
-
Разрабатывать стратегию развития
Делегирование задач, задающих вектор развития продукта или команды, это передача контроля другим. Лучше доверить ответственному лицу право ставить цели, определять приоритеты команды и согласовывать бюджет проекта. В то же время можно давать команде более мелкие подзадачи, они помогут быстрее принимать решения. Например, попросите коллег подготовить анализ прошедшего года или поделиться отзывами о завершенных проектах.
-
Наем и увольнение сотрудников
Не все в коллективе знают требования к кандидату и могут контролировать средства компании. Кроме того, размер зарплаты обычно является конфиденциальной информацией в организациях, и доступ к ней имеют только менеджер по найму и руководитель.
Однако опытный разработчик или менеджер по продукту может участвовать в собеседовании вместе с руководителем, чтобы проверить навыки кандидата и рассказать о нюансах работы.
-
Решать проблемы отдела
Команда и продукт — это ответственность руководителя. Если на каком-то этапе происходит сбой, сотрудник срывает сроки или конфликтует, именно он должен решать эти проблемы. Руководитель не может сбросить это на коллег. В противном случае лидер рискует потерять уважение команды и утратить контроль над ситуацией.
Четыре способа научиться делегировать задачи
Как делегировать:
- Правило делегирования в менеджменте: чем раньше, тем лучше. От менеджера ожидают, что он будет решать управленческие задачи, организуя работу сотрудников в дополнение к своим основным задачам, то есть того, в чем он эксперт, что получается лучше всего.
- Делегируя полномочия подчиненным, нужно постепенно снижать контроль и поощрять их самостоятельность. Нет смысла в постановке задач делегирования, если руководитель постоянно контролирует выполнение и находится на связи 24 часа в сутки, даже в отпуске.
- Тренируйтесь на бытовых задачах. Например, наймите уборщицу и смотрите, какую отдачу вы получите. Некоторые с удовольствием скинутся на уборку и наведение порядка, не узнавая, что их ждет в конце. Другие будут беспокоиться из-за каждой переставленной чашки. Возможно, так же человек будет вести себя со своей командой, если он делегирует ей производственные задачи.
- Если руководитель чувствует беспокойство при желании делегирования задач, ему нужно выяснить причину и обратиться за помощью. Если это связано с непониманием того, как происходит процесс, то поможет наставник. Если причина более глубокая — неуверенность в себе или паника, то на помощь придет психотерапевт.
Генеральному директору, создавшему бизнес с нуля, бывает трудно отойти от некоторых функций, даже когда ресурсы достигли предела. Справиться с проблемой поможет принятый по найму личный помощник, который возьмет на себя небольшие рутинные задачи. Сложные задания можно передать более надежному человеку, например деловому партнеру или сотруднику, работающему в организации с самого начала.
Читайте также!
«Дерево Проблем: суть метода и его преимущества»Какие заблуждения мешают делегировать задачи?
Делегирование руководителем задач сотрудникам не так-то просто. Существуют ложные убеждения, которые не дают людям овладеть этим средством.
|
Заблуждение |
Реальность |
|
Хочешь сделать хорошо — сделай это сам. |
Грамотное делегирование задач позволяет хорошо их выполнять, брать новые и выяснить истинный потенциал своих сотрудников. Гораздо выгоднее нанимать на работу специалиста с более прокаченными профессиональными навыками, чем у руководителя. Задача руководителя : управление и организация |
|
Возиться с постановкой задач — пустая трата времени, сделать самому проще и быстрее, чем объяснять. |
Правильная постановка задачи увеличит шансы сотрудника хорошо с ней справиться и сократит время на исправление ошибок. Сотрудники учатся на таких задачах и потом выполняют их быстрее и лучше. |
|
Если я отдаю задачи, то не контролирую ситуацию. |
Задачу контролирует тот, кто отвечает за результат, но руководитель продолжает присматривать. У двух людей вместе получается больше контроля над ситуацией, чем у одного. |
|
Сотрудники и так загружены, я лучше их поберегу. |
Делегирование задач дает возможность анализировать нагрузку и лучше оптимизировать рабочие процессы, чтобы все — и сотрудники, и руководитель — были загружены равномерно и имели возможность расти и развиваться. |
Делегирование задач и полномочий — один из ключей эффективного управления в компании или коллективе. При правильном делегировании менеджеры могут добиться лучших результатов и повысить производительность труда, избавив себя от необходимости выполнять переданную работу самостоятельно.
Но многие руководители отказываются от этого процесса, опасаясь потерять управление и плохо выполнить работу. Важно понимать, что делегирование полномочий — это передача не просто задач, но и ответственности за их выполнение.
Материал основан на исследованиях:
- Урбан М. Успех чужими руками: Эффективное делегирование полномочий. – Альпина Паблишер, 2007.
- Гузанова Н. А. Делегирование полномочий //Сборники конференций НИЦ Социосфера. – Vedecko vydavatelske centrum Sociosfera-CZ sro, 2012. – №. 39. – С. 80.
- Трейси Б. Делегирование и управление //М.: Манн, Иванов и Фербер. – 2014.
Часто задаваемые вопросы о делегировании задач
Когда начать делегировать?
Сосредоточьтесь на собственном графике. Если работа начинает отнимать у вас время, личные ресурсы, отпуск, следует поменять нагрузку. Закономерность, обнаруженная американским ученым-психологом Джорджем Миллером, поможет определить рабочую нагрузку. В статье «Магическое число семь плюс-минус два» Миллер пишет, что люди могут держать в своей памяти до семи плюс-минус два элемента. Если количество дел, о которых нельзя забывать в течение дня, близится к этому значению или превышает его, это причина к изменению графика.
Как сделать так, чтобы подчиненный справился с задачей?
Даже квалифицированные сотрудники не могут хорошо выполнить порученные задачи, если они плохо мотивированы. В своей книге «Делегирование и управление» Брайан Трейси пишет, что положительная мотивация персонала эффективнее, чем запугивание, оскорбления или наказания. Когда сотрудники мотивированы, они решают задачи быстрее и качественнее, а также допускают меньше ошибок в процессе работы.
