Часто срываете сроки выполнения заданий и получаете нагоняи от начальства? Тогда вам стоит научиться работать с дедлайнами. О том, что такое дедлайн в тайм-менеджменте, как его поставить и выполнить, читайте в статье.
Что такое дедлайн?
Дедлайн — это конкретный срок, к которому необходимо завершить решение поставленной задачи, чтобы избежать неприятных последствий. Происходит от английского deadline, что в переводе означает «линия смерти». Дедлайн — самый крайний срок, линия, которую нельзя переступить, а также один из критериев правильной постановки цели.
Дедлайн может быть связан с конкретной датой — жесткий дедлайн. Пример: сдать статью до 28 октября. Или с наступлением некоторого события — гибкий дедлайн. Пример: завершить работы в саду до первых заморозков. Заметим, что гибкий дедлайн может очень быстро и неожиданно стать жестким дедлайном.
Дедлайны встречаются во всех сферах жизни, например:
-
что такое дедлайны в учебе — сроки сдачи курсовых, рефератов, отчетов, даты проведения экзаменов, дата защиты диплома;
-
что такое дедлайны в повседневной жизни — точный час утреннего подъема, время начала рабочего дня, время семейного ужина;
-
что такое дедлайны в продажах — срок акции продажи товара по сниженной цене побуждает клиента быстро принимать решение о покупке;
-
что такое дедлайны в психологии — проблема человека, связанная с выполнением дел в последний момент, так называемый синдром дедлайна.
Как видно из примеров, дедлайны задают четкие рамки поведения и могут приводить к проблемам. В то же время дедлайн как инструмент планирования имеет ряд преимуществ:
-
четкость;
-
своевременное получение результатов;
-
согласование и координация совместных работ;
-
распределение времени и усилий на решение задач;
-
повышение продуктивности и эффективности профессиональной деятельности.
Дедлайн: как его поставить и выполнить?
Дедлайны в личном тайм-менеджменте — хороший способ вовремя завершать выполнение начатых дел и достигать поставленных целей, но при условии правильной постановки сроков. Основные правила:
-
Фиксирование дедлайна. Запишите установленный дедлайн в ваш план.
-
Обоснованность дедлайна.. Руководствуетесь необходимостью выполнить задачу и возможностью это сделать.
-
Реалистичность дедлайна. Ставьте реальные сроки. Вы должны иметь представление, сколько времени требуется для решения задачи. Если проблема возникла впервые, оцените это, анализируя чужой опыт или проведя свой собственный эксперимент.
-
Плохой сценарий. Всегда ориентируйтесь на худший вариант развития событий, тогда любой исход окажется благоприятным.
-
Запас прочности. Учитывайте, что могут возникнуть форс-мажорные обстоятельства. Эксперты рекомендуют выделять на них примерно 30% резерва времени и усилий, чтобы не срывать дедлайны.
-
Оценка рисков. Запишите возможные причины срыва дедлайна и проанализируйте, насколько они реальны, и как вы можете на них повлиять. Возможно, придется изменить установленный дедлайн.
-
Эффективность действий. Ответьте на вопрос: можно ли оптимизировать решение задачи и выполнить ее быстрее?
-
Проработка типичной ошибки тайм-менеджмента — выполнение срочных задач в ущерб важным. Планируйте решение важных задач в одном ряду со срочными и устанавливайте для них четкие дедлайны.
Чтобы ваши дедлайны не срывались:
-
планируя дедлайн, сразу устанавливайте дату начала работ;
-
разбейте задачу на этапы и установите промежуточные дедлайны;
-
основной объем работы планируйте на начало отведенного на ее выполнение периода;
-
не увлекайтесь мелкими деталями, пока не выполнена основная часть работы.
Не стоит жить по принципу — если плана нет, значит он не сорвется. Нужно просто строить реальные планы, основанные на понимании специфики стоящих перед вами задач и путей их решения и устанавливать обоснованные дедлайны их реализации.
Больше узнать о принципах тайм-менеджмента, о методах планирования и распределения времени можно в статьях раздела «Коучинг». Если вы хотите помогать другим людям правильно распоряжаться временем и не срывать дедлайны, Академия EdPro предлагает освоить профессию коуча на программе «Профессиональный коучинг ICF». Дедлайн принятия решения для участия в новом потоке вы найдете на сайте.
