Хватаетесь за голову от навалившейся на вас массы проблем, требующих решения? Не знаете, за какое дело взяться в первую очередь? Начните с малого — наведите порядок в своих делах. Это будет важный шаг к тому, что вы сможете довести до завершения все начатое. Поможет в этом методика GTD, о которой мы сейчас и поговорим.
Что такое GTD?
Getting Things Done, сокращенно GTD или метод Дэвида Аллена, позволяет довести до результата все ваши начинания. Система GTD, или русскоязычный вариант ГТД — это методика повышения личной продуктивности, организованности, умения расставить приоритеты.
В переводе фразы «getting things done» с английского встречаются варианты «приведение дел в порядок» и «доведение дел до завершения». На самом деле GTD методика включает и то, и другое. Цель ее применения — доводить начатые дела до результата, но начинается все именно с упорядочивания деловых процессов и особенно мелочей, которые сопутствуют всем глобальным проектам. Метод GTD Дэвида Аллена хорош тем, что работает «снизу вверх».
Технология GTD
Идея системы ГТД, которую предложил Дэвид Аллен, состоит в том, чтобы не держать в памяти слишком много информации, которая отвлекает вас от работы, но при этом ничего не забывать.
Часто считают, что GTD-метод входит в тайм менеджмент. На самом деле GTD и тайм менеджмент — это независимые, но прекрасно дополняющие друг друга технологии. Что такое GTD в тайм менеджменте? Методика, правильное применение которой позволяет человеку больше успевать и справиться с многозадачностью, т.е. способствует решению задач тайм менеджмента.
Принципы GTD
Основные принципы GTD, на которых строится вся работа в этой технике:
- Освободить разум от запоминания текущих задач. Это главный принцип метода GTD — использовать разум для генерации идей, а не для хранения больших объемов информации.
- Использовать простой и удобный способ работы с информацией. Выберите тот способ фиксирования и систематизации информации, который удобен и привычен именно вам. Система GTD хороша как на бумаге, так и в мобильных приложениях.
- Думать о решении стоящих перед вами задач. Для этого вы должны уметь правильно ставить цели, используя, например, технологию SMART, и четко видеть результат. Тогда яснее видятся шаги, которые следует предпринять для достижения цели.
- Работать в каждый момент времени только с одной задачей. Это избавляет от проблемы многозадачности. Вы думаете о задаче, которую решаете в данный момент, ни на что не отвлекаясь.
- Составлять план действий. Для каждый имеющейся у вас задачи нужно составлять план конкретных действий. Тогда вы всегда будете знать, каким будет ваш следующий шаг.
Алгоритм действий
1. Соберите (зафиксируйте) все открытые проблемы, незавершенные дела, всю информацию, которая вас в данный момент заботит, и отправьте ее на внешний носитель (блокнот, файлы в компьютере, облачные хранилища). Этим действием вы освободите свою голову. Важно, чтобы вы регулярно обрабатывали и обновляли свои списки. Как только появилась новая задача или информация, она отправляется в перечень незавершенки.2. Поступающую к вам информацию нужно обработать. Вам решать, когда лучше это сделать. Кто-то выберет утро, кто-то вечер, кому-то удобнее сделать это днем. Обработка информации — это распределение ее по различным категориям. Чтобы выполнить сортировку, нужно ответить на вопросы:
- Что это? (задачи, идеи и пр.);
- Требует ли это срочных действий? Часть информации может оказаться вообще не нужна — от нее вы сразу избавляетесь. Нужную, но не требующую действий информацию, сохраняете. Если требуются действия, то возникает вопрос;
- Какое следующее действие? Действия, требующие на выполнение менее 2 минут, рекомендуется делать сразу. То, что вы сразу не сделали, помещаете в нужный список. Действия с точным сроком выполнения отправляются в календарь. Действия без срока — в другой список;
- Чтобы не запутаться в потоке поступающей информации и все правильно распределить, можно использовать дерево принятия решений или диаграмму рабочего процесса.
3. Вы должны продумать организацию своей системы хранения информации. Как правило, она распределяется по нескольким блокам-спискам:
- «Проекты»;
- «Активные действия» как с точным сроком выполнения, так и без него;
- «Действия, требующие внимания» — задачи, которые не требуют вашего участия;
- «Возможные действия» — задачи на будущее и т.д.
5. Чтобы ваши начинания продвигались вперед, нужно правильно расставить задачи по приоритетам и приступать к их выполнению. На этом этапе можно придерживаться различных моделей поведения. Кстати, здесь вам могут отлично помочь методы тайм менеджмента.
Основываясь на принципах метода ГТД, вы можете выработать свою систему организации для завершения всех начатых дел и адаптировать под нее описанный алгоритм действий.
Хотите начать новый проект и довести его до завершения? Приходите на обучение по программе «Психологическое консультирование и коучинг» в Академию EdPro.
