Время является ограниченным ресурсом, к тому же невосполнимым. Из-за его нерационального использования падает продуктивность в работе, появляется недовольство собой, пропадает мотивация к дальнейшему развитию.
Чтобы такого не происходило, необходимо научиться управлять временным ресурсом, правильно планировать свой график и контролировать эффективность полученных результатов. Отличным помощником в этом может стать метод «Альпы». Он не сложный в применении, но при этом сочетает в себе лучшие разработки тайм-менеджмента.
Метод «Альпы»: что такое, и кто его создал?
Метод «Альпы» был разработан немецким специалистом в области тайм-менеджмента Лотаром Зайвертом. Он объединил сильные стороны разных программ расчета времени и трудозатрат, добавил собственные идеи. Результатом стал алгоритм составления распорядка дня, который позволяет не только продуктивно подойти к выполнению работы, но и учесть личные потребности, минимизировать усталость и стресс.
Название метода образовалось от немецкого ALPEN, что является мнемонической аббревиатурой:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren — переписать задания, поручения, запланированные события;
- Länge schätzen — определить длительность;
- Pufferzeiten einplanen — предусмотреть временной запас;
- Entscheidungen treffen — решить вопрос о исполнении;
- Nachkontrolle — контроль выполненного.
Преимущества метода «Альпы» в планировании дел перед обычным расписанием:
- позволяет выделять самые важные дела и концентрироваться на них;
- дает возможность эффективно распоряжаться рабочим временем, объединять в группы похожие задачи;
- уменьшает количество бесполезных перерывов в работе;
- избавляет от внутреннего напряжения, забывчивости и повышает самодисциплину;
- предусматривает проведение анализа проделанной работы, поддерживает уверенность в собственной успешности, что является лучшей мотивацией к дальнейшим действиям.
Как планировать время по методу «Альпы»?
Метод «Альпы» достаточно прост и понятен для практики. На составление ежедневного плана достаточно 15 минут, а экономия рабочего времени при его использовании может составлять до 20%. Он хорошо себя показал как при краткосрочном, так и долгосрочном планировании. Главное — правильно оценить приоритетность задач и научиться делегировать часть обязанностей.
Алгоритм использования метода «Альпы» для планирования времени состоит из 5 этапов:
- Составляем расписание дел на день.
- Оцениваем затраты времени для каждого задания.
- Создаем резерв времени.
- Сокращаем время, отведенное для выполнения заданий.
- Подведение итогов в конце рабочего дня.
Советы, как можно достичь лучшего результата в планировании дня:
- план дел всегда стоит составлять письменно, потому что от заданий, которые удерживаются в голове, легко отказаться;
- нельзя забывать об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы работа приносила удовольствие;
- переписывайте планы, подстраиваясь под изменения в рабочем распорядке, не бойтесь гибкого графика, при которым все можно скорректировать под новые условия за 10-15 минут;
- планируйте более сложные дела на первую половину дня;
- мелкие, не слишком важные задачи стоит сгруппировать и фиксировать в плане в виде блока либо вставлять их в перерыв;
- учитывайте, что в течение дня или недели нагрузка распределяется неравномерно.
Пример практического использования метода «Альпы»
1. Составляем список задач на завтра. Необходимо перечислить все запланированные дела исходя из еженедельных и ежемесячных целей, невыполненные задачи предыдущего периода, личные мероприятия, повседневные обязанности.2. Каждой задаче устанавливаем срок исполнения. Если не знаете, сколько какая работа займет времени, определите это приблизительно. Без четких временных границ она может затянуться — возникает шанс отвлечься и выбиться из графика. Затраты времени необходимо спланировать таким образом, чтобы исключить период безделья, но сохранить возможность работать без перенапряжения и стресса.
3. Создаем буфер времени. Необходимое время для выполнения всего списка дел должно составлять не более 60%. Добавляем еще 40% на непредвиденные дела и форс-мажор. Со временем придет навык определять более точные затраты на выполнения конкретной работы и буфер можно сократить до 15-20%.
4. Устанавливаем приоритетность задач. Все временные затраты, которые были запланированы, но выходят за рамки рабочего времени необходимо сократить. Это можно сделать следующим образом:
- используя инструменты тайм-менеджмента, такие как матрица Эйзенхауэра или АВС-анализ, расставляем приоритеты задач;
- выделяем те задания, решение которых можно делегировать или отложить на время;
- сокращаем по оставшимся задачам нормативы времени;
Пример плана по «Alpen»
|
A |
L |
P |
E |
N |
|
Задача 1 |
40 мин. |
А* 30 мин *определение приоритета по матрице Эйзенхауэра |
|
Выполнено |
|
Задача 2 |
60 мин. |
В 40 мин |
|
Выполнено |
|
Задача 3 |
90 мин. |
С |
Делегируем исполнение |
Выполнено |
|
Задача 4 |
20 мин. |
D |
Откладываем на завтра |
Перенесено на завтра |
|
Задача 5 |
90 мин. |
А 70 мин |
|
Выполнено |
|
Задача 6 |
80 мин. |
В 60 мин |
|
Выполнено |
|
Задача 7 |
60 мин. |
С 40 мин |
|
Перенесено |
|
Задача 8 |
40 мин. |
D 30 мин. |
|
Не полностью выполнено |
|
|
8 часов |
4.5 часа |
|
|
Матрица Эйзенхауэра
|
А Важные и срочные дела. Требуют быстрого решения и личного участия. Задача 1 Задача 5 |
В Важные дела, но не первоочередные. Решение нужно принимать самому, но для этого есть в запасе время Задание 3 Задание7 |
|
С Срочные, но не особо важные. Нельзя отложить решение, но можно его делегировать Задача 2 Задача 6 |
D Неважные и несрочные дела. Можно отложить, перепоручить или не выполнять Задача 4 Задача 8 |
Метод «Альпы» базируется не только на инструментах тайм-менеджмента, но и на знаниях психологии. Строго составленный план придает уверенности и освобождает голову от беспорядочных мыслей и лишней тревожности. При его применении человек работает без лишнего стресса, держит под контролем рабочий процесс, видит свои достижения.
С другими инструментами тайм-менеджмента вы можете ознакомиться на нашей программе обучения «Психологическое консультирование в коучинге». На ней рассматриваются различные техники и методы, которые помогают увеличить собственную продуктивность и быстрее добиться поставленных целей.
