В конце рабочей недели чувствуете себя выжатым? Постоянно заняты, но дела копятся, как снежный ком? Переживаете за судьбу проекта и вам кажется, что вы ничего не успеваете? Пора задуматься о делегировании. Что это такое, какие обязанности можно делегировать, и как это сделать правильно — узнаете из статьи.
Что такое делегирование?
Делегирование — это передача начальником части своих функций подчиненным. Разберем на примере: вам, как руководителю отдела, поставили задачу — создать презентацию для инвесторов. Вы отвечаете за результат, но делать все самостоятельно — большая ошибка. Разделите обязанности между сотрудниками: кому-то дайте провести анализ и подготовить цифры, кому-то нарисовать инфографику, третьему подготовить речь. Это и будет делегированием: разбить процесс на маленькие шаги, проставить дедлайны, проконтролировать выполнение и поощрить команду за успешно выполненную работу.
Цели делегирования
-
повышение эффективности работы;
-
выявление административного потенциала сотрудников;
-
высвобождение времени руководителя для решения управленческих задач.
Нас не учат, как делегировать задачи, а зря. Навык делегирования необходим не только на работе, но и в быту. Например, если вы чувствуете, что перегружены домашними обязанностями, передайте часть партнеру или взрослым детям. Не нужно «тащить» все на себе — это приведет к выгоранию и обострит кризисы жизни человека.
Какие задачи можно делегировать?
-
Рутинные обязанности. Оформление бумаг, составление типовых отчетов, обзвон «холодных» клиентов — этим не должен заниматься руководитель.
-
Простые операции. Например, если вы еженедельно составляете протокол для других отделов, лучше научить этому какого-то подчиненного и сосредоточиться на более важных целях.
-
Задачи, требующие компетенций. Делегирование процедур, для решения которых у вас не хватает навыков — правильный шаг. Нужно создать Инстаграм компании? Поручите это коллеге-блогеру.
-
Дополнительные задания. Многие компании работают в режиме аврала. Если на ваш отдел внезапно «навесили» дополнительные цели — их делегирование станет правильным решением. Вы сможете сосредоточиться на основных функциях.
На многих предприятиях руководитель должен в любом случае делегировать часть рабочих процессов. Но не стоит передавать сотрудникам свои основные обязанности и перекладывать на них ответственность за результаты всей команды.
Как внедрить делегирование в рабочий процесс?
Используйте следующую схему, чтобы сделать делегирование привычной частью профессиональной деятельности.
-
Совмещайте делегирование с подходящей систему тайм-менеджмента. Например, используйте метод Альпы в планировании времени. После того, как вы выписали все задачи на день, определите ключевые. Остальные подлежат делегированию: передайте их подчиненным.
-
Определите повторяющуюся рутину. Первые претенденты на делегирование — операции, которые повторяются регулярно. Если вашему отделу регулярно приходится готовить презентации, объясните задачу и перепоручите ее выполнение и контроль конкретному специалисту.
-
Используйте делегирование ежедневно. Регулярно проверяйте свое расписание. В начале недели и рабочего дня составляйте список планов и отвечайте на вопрос «что из этого можно делегировать?». Это защитит вас от накапливающихся незначительных целей.
Подробнее об эффективных принципах планирования мы уже писали в разделе «Коучинг».
Почему делегирование не приносит результат?
Вы пробовали внедрить делегирование, но оно не сработало? Возможно, вы совершили одну из этих 4 ошибок:
-
Не захотели объяснять. Чтобы делегирование принесло плоды важно, чтобы работник понял, что от него требуется, и как этого достичь.
-
Не поставили дедлайн. Делегирование требует жестких сроков с временным запасом для того, чтобы проверить качество исполнения.
-
Постоянно вмешивались в процесс. Делегирование высвобождает руководителю время, но только в том случае, если он полностью сосредоточиться на своих планах.
-
Выбрали не того исполнителя. Равномерно распределяйте задания между подчиненными и заранее убедитесь, что у них хватит времени и компетенций для их исполнения — тогда делегирование сработает.
Еще одна возможная причина — вы не соблюдали принципы делегирования.
Принципы делегирования
-
Делегировать задания можно только своим подчиненным. Не перепоручайте дела сотрудникам других подразделений или коллегам, занимающим то же место в рабочей иерархии, что и вы.
-
Делегирование имеет конкретную цель. Например: вы передаете часть своих обязанностей подчиненному, чтобы сосредоточиться на повышении продаж.
-
Делегирование должно быть понятным и выполнимым. Убедитесь, что у исполнителя есть все ресурсы для исполнения планов.
-
Делегирование не снимает ответственность с управленца. Если сотрудник не справился с порученным ему делом — это ваша недоработка.
-
Делегирование и мотивация применяются совместно. Нельзя просто «навесить» на сотрудника дополнительный десяток функций: поощряйте его за проделанную работу.
Делегирование — навык, важный не только для ТОП-менеджеров и директоров. Фрилансеры, коучи, тренеры, домохозяйки сделают свою жизнь успешнее и продуктивнее, если овладеют делегированием. Записывайтесь на программу «Психологическое консультирование и коучинг», на которой вы научитесь делегировать задачи, а также управлять личной эффективностью и освоите престижную и востребованную профессию коуча.
