О чем речь? Адаптация новых сотрудников подразумевает приспособление людей к непривычным условиям работы и одновременно интеграцию в незнакомый для них коллектив. В идеале процесс нужно контролировать, чтобы сделать его максимально безболезненным.
На что обратить внимание? Существуют факторы, так или иначе влияющие на ход дела. Это размер компании и особенности корпоративной культуры, объем работы и сложность должностных обязанностей, личностные навыки и мотивация человека. Все вышеперечисленное сказывается на скорости адаптации новичка.
Задачи адаптации новых сотрудников
Адаптация нового сотрудника в организации – это период, в течение которого работник осваивается в компании, изучает внутренние процессы и налаживает взаимодействие с коллегами. Сроки данного периода могут существенно различаться и зависят от сферы деятельности, должностных функций, корпоративной культуры и личностных особенностей специалиста.
Изображение: freepik / freepik.com
Рассмотрим процесс адаптации новых сотрудников с позиции интересов компании и ее коллектива.
- Ускорение получения дохода. Грамотно выстроенная система адаптации напрямую влияет на скорость окупаемости затрат на нового сотрудника. Быстрее освоившись в рабочих процессах, он способен принести больше прибыли или сократить издержки предприятия.
- Минимизация финансовых потерь. Правильно организованная адаптация позволяет бизнесу существенно сократить вероятность финансовых потерь. Особенно это касается работы с дорогостоящим оборудованием, где неопытный новый сотрудник может нанести серьезный ущерб как технике, так и собственному здоровью.
- Снижение эмоционального напряжения сотрудника. Специалист любого уровня в начальный период работы сталкивается с определенными сложностями: незнание планировки офиса, имен коллег и рабочих процессов. Грамотная адаптация способствует снижению тревожности и более быстрому прохождению испытательного срока.
- Оптимизация рабочих процессов. Качественно сформированная адаптация помогает минимизировать количество незначительных вопросов от нового сотрудника. Четко сформулированные инструкции по использованию корпоративных инструментов, ведению документации и получению информации о мероприятиях снижают нагрузку на коллектив.
- Снижение текучести кадров. Подбор персонала требует значительных финансовых вложений. Если новый специалист покинет компанию во время испытательного срока, особенно перейдя к конкурентам, организация понесет убытки, связанные с затратами на его привлечение и обучение. Частая смена работников разрушает командный дух и снижает эффективность работы, что в долгосрочной перспективе приводит к финансовым потерям и замедлению роста компании.
Виды адаптации новых сотрудников
В зависимости от опыта работника процесс адаптации подразделяется на два основных вида:
- Первичная адаптация – процесс, через который проходит сотрудник при первом официальном трудоустройстве.
- Вторичная адаптация – необходима работникам с опытом при изменении условий труда (смена работодателя, переход в новый коллектив, повышение в должности).
В случае кардинальной смены направления работы специалиста возникает необходимость в более широком спектре адаптационных мероприятий.
- Профессиональная адаптация необходима, когда новый сотрудник кардинально меняет сферу своей деятельности. Это похоже на ситуацию, когда человек с многолетним опытом в одной области (например, металлообработка) начинает осваивать совершенно другую специальность (кулинарию) без предшествующей подготовки.
- Производственная адаптация направлена на освоение новых рабочих условий без смены профессиональной сферы. Работник знакомится с особенностями организации труда, программным обеспечением и корпоративной документацией.
- Социальная адаптация – это процесс интеграции нового сотрудника в коллектив, во время которого он не только знакомится с коллегами, но и усваивает корпоративные ценности и негласные правила взаимодействия внутри команды.
- Финансовая адаптация – это процесс приспособления сотрудника к новым финансовым условиям труда. При смене работы важно учитывать не только рост зарплаты, но и дополнительные расходы, например затраты на питание вне дома или транспорт.
Специалисты, которые занимаются адаптацией новых сотрудников
В случае грамотно выстроенного процесса адаптации обязанности по введению новых сотрудников в рабочий процесс возлагаются на следующих лиц.
- Специалист по подбору персонала. Берет на себя задачу познакомить будущего коллегу с основополагающими ценностями организации, ее миссией и спецификой корпоративной культуры.
- HR-менеджер. Контролируя вливание сотрудника в новый коллектив, поддерживая мотивацию и обеспечивая своевременное прохождение всех этапов адаптации, включая дополнительное обучение при необходимости.
- Наставник. Помогает новому сотруднику освоиться в коллективе, делится практическими навыками и обеспечивает связь между руководством и новичком.
- Руководитель. Контролирует процесс освоения новых навыков сотрудником, проводит оценку его работы и оказывает поддержку в понимании рабочих процессов.
При столкновении с проблемами начальник направляет новичка, подсказывая оптимальные пути их решения. По мере освоения базовых навыков сотрудник получает доступ к более сложным проектам.
В небольших фирмах генеральный директор нередко лично курирует адаптацию новых работников, что способствует более быстрому их погружению в новую среду.
Факторы, влияющие на скорость адаптации новых сотрудников
Скорость адаптации определяется целым набором факторов – от корпоративной культуры до личностных качеств новичка.
- Масштаб организации. В крупных компаниях процесс адаптации сотрудника на новом рабочем месте обычно более систематизирован и детально проработан, при этом вопросам удержания персонала уделяется повышенное внимание.
- Ценности компании. Развитая система ценностей и сплоченный коллектив значительно облегчают процесс адаптации новичков как в рабочие процессы, так и в социальную среду.
- Сложность обязанностей. Для руководящих должностей характерен расширенный круг обязанностей и повышенная ответственность, из-за чего адаптация специалиста занимает более длительный срок.
- Повышенная рабочая нагрузка. Когда на новичка возлагают больше работы, чем предусмотрено должностью, это может стать причиной его быстрого ухода из компании.
- Уровень квалификации. Если у сотрудника уже есть нужные навыки, он быстрее осваивается на новом месте работы.
- Уровень мотивации. Отсутствие должной проверки соискателей создает риск найма недобросовестных сотрудников, которые не заинтересованы в адаптации и планируют использовать полученную информацию для собственных целей, после чего незамедлительно уйдут.
Основные этапы адаптации новых сотрудников
Скорость профессиональной и психологической адаптации новых сотрудников в компании напрямую влияет на эффективность работы. Установленный период знакомства с организацией, как правило, равен длительности испытательного срока и предусматривает прохождение трех основных этапов адаптации.
Этап знакомства
Процесс вхождения в должность занимает от нескольких рабочих дней до месяца. В течение этого срока новый сотрудник осваивается в коллективе, проходит необходимое обучение и знакомится с текущими проектами и задачами.
Изображение: pressfoto / freepik.com
Скорость адаптации зависит от специфики должности: если маркетолог способен разобраться в рабочих инструментах за 3-4 дня, то лаборант химического анализа должен пройти углубленное обучение длительностью до двух недель. В этот период новые сотрудники фокусируются на изучении процессов, а не на выполнении самостоятельных заданий.
Этап привыкания
Период активного обучения и накопления опыта. Работник уже не является абсолютным новичком, но еще не достиг полного мастерства. Он наладил отношения с коллегами, познакомился с частью клиентов и получил общее видение организационной структуры.
Это период, в течение которого руководство и HR-менеджеры оценивают успешность адаптации новичка. На основе этих оценок может быть принято окончательное решение о трудоустройстве. Сотруднику же предоставляется возможность проявить инициативу и зарекомендовать себя с лучшей стороны.
Определить точную продолжительность периода привыкания трудно. В крупных компаниях этот этап может длиться от двух недель до трех месяцев и даже дольше. Процесс обучения может продолжаться и после получения постоянной должности.
Этап полной ассимиляции
Финальная стадия адаптации характеризуется полным вхождением специалиста в рабочий процесс. Как правило, этот этап наступает через 6–12 месяцев после начала работы.
Читайте также!
«Типы сотрудников и их значение в управлении командой»Полная адаптация сотрудника подтверждается его способностью самостоятельно выполнять работу и отвечать за ее результаты. Когда этот этап пройден, специалист готов к дальнейшему развитию и профессиональному росту, например к повышению до руководящей позиции.
Стратегии компании по адаптации новых сотрудников
Стратегия практического тестирования
То есть «Вы работайте, а мы на вас посмотрим». Такой метод работы нельзя считать эффективным. Компании, использующие эту стратегию, откладывают обсуждение условий труда и должностных обязанностей до момента оценки практических навыков сотрудника.
Новичок начинает работу без должной подготовки, что часто приводит к разочарованию, если его навыки не соответствуют ожиданиям. В случае неудачи компания просто ищет замену.
Стратегия жесткой подготовки
Действия согласно пословице «Тяжело в учении, легко в бою». Испытательный период превращается в серьезное испытание, где новичок сталкивается с множеством сложных задач без должной поддержки. Сотруднику поручают ответственные проекты, не объясняя механизмов их выполнения, что создает дополнительную нагрузку.
Подобная система отбора оставляет лишь самых целеустремленных сотрудников. При несоответствии кандидата требованиям его просто заменяют новым.
Изображение: shurkin_son / freepik.com
Однако такой подход порождает серьезные проблемы: после успешного прохождения испытания работник либо теряет мотивацию, либо начинает саботировать работу. Новички сталкиваются с отчуждением коллектива, что в итоге приводит к снижению общей эффективности и внутренним конфликтам.
Стратегия взаимной поддержки
Такая система адаптации новых сотрудников показывает высокий уровень работы по подбору персонала. Вместо бесконечного поиска несуществующего идеального сотрудника компания делает ставку на развитие выбранного специалиста. Процесс входа в должность выстроен поэтапно: качественное обучение, полное погружение в корпоративную среду и поддержка опытного наставника.
Методы адаптации новых сотрудников
Процесс включения сотрудника в рабочий коллектив не имеет универсальной модели. В этом разделе мы изучим популярные подходы к периоду адаптации новых сотрудников, которые чаще всего используют работодатели.
Знакомство с офисом
Детальное знакомство с офисом занимает от 30 до 60 минут и более, что особенно актуально для крупных компаний с несколькими этажами или производственными площадками. Даже в небольших организациях важно познакомить сотрудника с рабочим пространством. Такая экскурсия выполняет двойную функцию: помогает сориентироваться в помещениях и знакомит с корпоративной культурой и достижениями компании.
Встречи с руководством и командой
Поэтапное знакомство с коллективом дает наилучший результат. В первый день проводятся индивидуальные встречи с руководством и HR-специалистом, а позже – представление команде на общем собрании. Это способствует быстрому включению нового сотрудника в рабочий процесс.
Регулярные встречи в течение испытательного срока позволяют руководству отслеживать эмоциональное состояние специалиста и оказывать поддержку при необходимости.
Предоставление учебных материалов
Включают в себя методические пособия, инструкции, презентации, тестовые задания, онлайн-курсы и видеоконтент – все это дает возможность сотруднику быстрее разобраться в рабочих процессах.
Вводные инструкции помогают новым сотрудникам быстрее пойти период адаптации и освоиться в компании. Они содержат важные детали: корпоративный дресс-код, сроки представления отчетов и методику работы с системой управления задачами. Письменная инструкция остается полезным справочником даже после устного инструктажа наставника.
Организация дистанционного обучения становится возможной благодаря специализированным платформам, например iSpring Learn. Это позволяет специалистам осваивать материал в удобном формате с любого устройства, а руководству – отслеживать успеваемость через результаты тестов.
Программа наставничества
Профессиональный наставник – это специалист, чья задача заключается в помощи новым сотрудникам адаптироваться или подготовиться к новой должности. Этот метод особенно эффективен в крупных организациях, таких как IT-компании и торговые предприятия. Должность наставника может быть как основной, так и дополнительной.
Читайте также!
«Методы постановки задач в бизнесе и маркетинге»Модель совмещенного наставничества предусматривает назначение в качестве ментора опытного сотрудника компании. Под его чутким руководством новичок проходит первичную адаптацию и осваивает рабочие процессы.
Практика взаимодействия с бадди
В дословном переводе с английского buddy означает «приятель». Это не наставник в классическом понимании, а скорее доброжелательный помощник, который поддерживает новичка в решении повседневных вопросов. Так, бадди может показать, где оформить пропуск в офис, познакомить с работниками из других отделов и рассказать о ближайших местах, где можно перекусить
Подобная практика широко распространена в образовательных учреждениях Америки и Европы. Система бадди позволяет активным студентам оказывать поддержку своим однокурсникам, особенно тем, кто приехал из других стран или только поступил в учебное заведение. Участие в программе добровольное, а временные затраты минимальны. Благодаря такой дружеской поддержке новички быстрее адаптируются и чувствуют себя более уверенно в новом коллективе.
Проведение семинаров и тренингов
Процесс адаптации нового сотрудника можно значительно улучшить, если включить в него посещение различных семинаров и тренингов. Помимо теоретической подготовки, важно обеспечить практический опыт работы с техникой.
Изображение: pressfoto / freepik.com
Когда процесс адаптации выходит на новый уровень, целесообразно организовать совместные мероприятия для всего коллектива. Командные тренинги и бизнес-игры особенно эффективны при массовом наборе новых сотрудников, так как помогают наладить коммуникацию и создать атмосферу взаимопонимания.
Успешная адаптация новых сотрудников достигается в крупных организациях благодаря комплексному подходу. Сочетание различных методик позволяет значительно сократить период привыкания работника к корпоративной среде, однако требует тщательно проработанного плана реализации.
Составление программы адаптации новых сотрудников
Программа адаптации персонала – это структурированный план, который помогает новому сотруднику успешно влиться в коллектив и освоить должностные обязанности. Данный документ обеспечивает стандартизированный подход к процессу адаптации во всех отделах компании, что особенно важно для поддержания единых корпоративных стандартов:
Вводный этап ознакомления с предприятием
Позволяет получить комплексное понимание его структуры и принципов работы. В его состав входят первичная информационная встреча, практический тур по организации с представлением сотрудников, демонстрация рабочего пространства, встреча с начальником отдела.
Персонализированный этап программы адаптации нового сотрудника
Составляет его прямой руководитель. Она утверждается руководством подразделения и отделом кадров. Ее цель – предоставить работнику полную информацию о компании и его функциональных обязанностях.
Читайте также!
«Модель GROW: мощный инструмент для достижения целей»Элементы индивидуального плана адаптации: график поэтапного освоения должностных обязанностей, методика оценки результативности каждого этапа адаптации, определение ответственного наставника, подготовка отчетной документации по выполненным задачам и сбор и анализ отзывов от наставников и руководства.
Действия согласно плану адаптации сотрудников
Успешная адаптация новых сотрудников начинается с правильного подхода к ее организации. Разбейте процесс на логические этапы, чтобы программа стала эффективным рабочим инструментом.
Этап 1. Пребординг – предварительная подготовка сотрудника
Этап начинается с момента подписания трудового договора. Основная задача этого периода – обеспечить новому человеку максимальный комфорт, избавив его от рутинных организационных задач, что значительно ускорит его профессиональное развитие.
Подготовьте приветственный e-mail для новичка заранее, примерно за 3-5 дней до его выхода. В сообщении выразите радость от предстоящего сотрудничества, подробно опишите первый рабочий день, включая время и место встречи, маршрут до офиса и требования к внешнему виду. При необходимости предоставьте доступ к корпоративным системам.
Организуйте комфортное рабочее пространство для новичка. Проверьте наличие необходимого оборудования: рабочего стола, персонального компьютера, офисных принадлежностей. Обеспечьте соответствующего размера униформу при необходимости. Для сотрудников, работающих удаленно, сформируйте комплект техники: компьютер с установленным ПО, аудиоаксессуары с микрофоном и веб-камеру.
Изображение: teksomolika / freepik.com
Организуйте техническую поддержку для новых сотрудников: поручите IT-отделу сформировать личные кабинеты, настроить электронную почту и предоставить доступ к корпоративным программам. Параллельно подготовьте пакет обязательных документов для подписания: трудовой договор, регламент работы, инструкцию по охране труда.
Определите наставника для адаптации новых сотрудников. Опытный специалист возьмет на себя роль наставника, познакомит новичка с командой, объяснит должностные функции и будет контролировать его профессиональное развитие во время испытательного срока. Благодаря такой поддержке процесс адаптации проходит более гладко и эффективно.
Этап 2. Онбординг – организация первого рабочего дня
Первое знакомство с компанией имеет решающее значение, и именно процесс адаптации определяет, захочет ли сотрудник остаться в компании на долгосрочной основе.
Организуйте знакомство новичка через личную беседу с HR-специалистом или наставником. При массовом онбординге целесообразно провести общий обучающий семинар для всех новых работников.
Проведите экскурсию по офису, показав расположение всех важных помещений. Это создаст комфортную рабочую среду для новичка. Для удаленных работников проведите онлайн-встречу с коллегами из разных подразделений.
Ознакомьте с особенностями корпоративной культуры, правил коммуникации, подходов к решению конфликтов и организации досуга. Это ускорит процесс адаптации. Познакомьте сотрудника с основополагающими принципами компании: расскажите о ее целях и ценностях, используя как живое общение, так и электронные материалы.
Объясните принципы работы организации: опишите взаимодействие отделов, систему подчинения и распределение ответственности. Познакомьте с важными контактными лицами (технический специалист, администратор офиса, начальник склада) и предоставьте структурированный список контактов с указанием их функциональных обязанностей.
Этап 3. Ознакомление с обязанностями и рабочими процессами
Успех адаптации новых сотрудников напрямую зависит от того, насколько эффективно пройдет погружение в рабочие процессы, – именно наставник играет ключевую роль в этом процессе, помогая новичку стать частью команды. Подробно разберите все должностные обязанности: не ограничивайтесь простым перечислением задач, а детально раскройте суть каждой обязанности.
Изображение: yanalya / freepik.com
Организуйте знакомство с программным обеспечением компании, уделяя особое внимание тем, что необходимы для ежедневной работы. Подготовьте обучающие материалы: подробные инструкции и видеоуроки для практического освоения.
Проведите анализ рабочих процедур, показав, как устроены бизнес-процессы от начала до конца. Расскажите, кто отвечает за каждый этап и почему именно такая структура обеспечивает эффективность работы.
Этап 4. Оценка успешности адаптации
Период адаптации позволяет новому сотруднику полностью погрузиться в рабочие процессы и продемонстрировать свой профессиональный потенциал. По завершении испытательного срока обе стороны оценивают взаимную совместимость и принимают решение о дальнейшем сотрудничестве. Выполните детальный анализ профессиональных достижений специалиста. Изучите показатели эффективности, качество выполнения поручений и общий вклад в работу команды.
Проанализируйте социальную адаптацию нового сотрудника: оцените, как он вливается в коллектив, выстраивает рабочие отношения и принимает корпоративные ценности, – это напрямую влияет на его эффективность и желание остаться в компании. Примите решение о продолжении сотрудничества. В случае успешного прохождения испытательного срока оцените возможности карьерного роста сотрудника.
Разработайте персональный план развития: обсудите с работником его карьерные амбиции, расскажите о перспективах в компании и определите конкретные цели на ближайший год.
Оценка эффективности адаптации новых сотрудников
Анализ эффективности онбординга является одним из наиболее сложных направлений в управлении персоналом. Изучим главные методики оценки качества адаптационного периода.
Основной критерий оценки – отслеживание взаимосвязи между результативностью обучающих программ и доходами организации. Особенно показателен такой подход при работе с торговыми представителями и менеджерами по продажам.
В сфере производства сложно отследить влияние адаптации на финансовые показатели напрямую. Поэтому основным критерием оценки становится качество и скорость выполнения производственных задач.
Прикладные методы оценки, которые составляют основу работы кадровых специалистов и менеджеров по развитию персонала:
- Опросы. Анкетирование персонала проводится для оценки эффективности программы адаптации. Работникам предлагается поделиться впечатлениями и указать, насколько им понятны все процессы. Однако существует риск получения необъективных результатов, так как специалисты могут давать неискренние ответы или скрывать свои истинные чувства из-за боязни негативных последствий.
- Показатель текучести кадров. Специалисты по управлению персоналом проводят детальный анализ движения кадров в организации. Когда наблюдается стабильно высокий уровень увольнений в первые недели и месяцы после завершения адаптационного периода, это свидетельствует о недостатках в действующей системе адаптации.
- Оценка ключевых показателей эффективности (KPI). HR-менеджеры и руководители отделов сравнивают результаты работы сотрудников на начальном этапе и спустя время. Если наблюдается существенный рост эффективности через полгода, это может говорить о недостаточном уровне погружения в рабочие процессы при первичной адаптации.
Распространенные ошибки в адаптации сотрудников
Проблемы адаптации новых сотрудников часто возникают из-за типичных ошибок, которые могут привести к тому, что новичок будет испытывать дискомфорт, неуверенность или даже начнет сомневаться в правильности своего профессионального выбора.
Читайте также!
«Коучинг: клиенты и способы их привлечения»- Нарушение информационного баланса. При информационном дефиците сотрудник будет испытывать дискомфорт, стесняться задавать вопросы и искать единственного человека, к которому сможет постоянно обращаться за разъяснениями. Избыток информации, напротив, способен психологически перегрузить новичка уже в первые рабочие часы. Постепенное погружение в корпоративную среду (знакомство с офисом, командой, рабочими задачами и миссией компании) обеспечит комфортную адаптацию.
- Отсутствие или недостаток обратной связи. Система обратной связи должна функционировать на протяжении всего периода адаптации. Важно не только контролировать процесс, но и получать обратную связь от нового сотрудника: насколько понятна программа, все ли аспекты работы ясны. Ему крайне важно получать отклик от руководства.
- Отсутствие четких инструкций по организационным вопросам. Когда работник не понимает, к кому обращаться за помощью, это неизбежно ведет к потере рабочего времени. Грамотно составленный путеводитель по отделам поможет новым сотрудникам быстро ориентироваться в структуре компании и эффективно решать возникающие вопросы.
- Неэффективное распределение ресурсов. Организация, имеющая представительства в различных регионах, традиционно опирается на систему внутреннего обучения. Когда возникает потребность в массовом наборе персонала, отсутствие дополнительных наставников становится препятствием и приводит к ухудшению показателей работы из-за некачественной подготовки новичков.
- Отсутствие промежуточных проверок. Вводный инструктаж является необходимым, но недостаточным условием успешной адаптации – важно регулярно анализировать результаты работы сотрудника и оказывать помощь там, где она требуется.
- Отсутствие критериев оценок. Важно установить для начинающего специалиста конкретные и достижимые цели на начальном этапе работы. Абстрактные требования типа «работать без устали» не помогают, а лишь создают дополнительное давление.
Важно сразу познакомить нового специалиста со всеми KPI и задачами, которые предстоит освоить, но не стоит ставить перед начинающим сотрудником те же критерии, что и для опытных коллег.
Часто задаваемые вопросы об адаптации новых сотрудников
От чего зависит эффективность и скорость адаптации нового человека в компании?
Успех адаптации во многом зависит от личностных характеристик нового сотрудника. Замкнутым и необщительным людям требуется больше времени, тогда как коммуникабельные и стрессоустойчивые специалисты быстро находят общий язык с коллегами.
Не менее важны корпоративные традиции и атмосфера в коллективе – доброжелательное окружение и устоявшиеся традиции способствуют более легкой адаптации.
В чем заключается важность контроля адаптации на первых этапах?
Систематический контроль адаптации нового сотрудника и получение его обратной связи помогает обнаружить факторы, способные спровоцировать его увольнение. Грамотно построенное общение в первый месяц помогает определить потребности сотрудника и ускорить его профессиональное развитие.
Как правильно организовать процесс получения обратной связи?
Сбор обратной связи от новых работников можно организовать разными способами: через анкеты, персональные беседы с руководством или групповые обсуждения. В ходе общения полезно выяснить у новичка его впечатления от процесса адаптации и понимание корпоративных ценностей.
Адаптация нового сотрудника – неотъемлемый этап его профессионального становления в компании. В этот период происходит активное взаимодействие: специалист знакомится с рабочими процессами и корпоративной культурой, а работодатель оценивает его профессиональный потенциал. Правильно выстроенная система адаптации существенно облегчает процесс вхождения в новый коллектив.
Материал основан на исследованиях:
- Зиммерль В., Зиммерль К. Коучинг: Вперёд, от ресурса к цели! //СПб.: Издательство Вернера Регена. – 2007. – С. 144.
- Рыбкин И. В. Коучинг социального успеха. – 2005.
- Уитворт Л., Кимси-Хаус Г., Сэндал Ф. Коактивный коучинг: учебник //М.: Центр поддержки корпоративного управления и бизнеса. – 2004. 57
Источник изображения в шапке: shurkin_son / freepik.com
